Näin kesän kääntyessä hiljalleen syksyyn päin aloitetaan useimmissa organisaatioissa kokoamaan ensi vuoden talouden suunnitelmia ja ennusteita. Huolella tehdyt suunnitelmat ovatkin erinomaisia työkaluja liiketoiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen sekä myös kannattavuuden seurantaan. Joissakin yrityksissä talouden suunnitteluprosessit kuitenkin takkuavat ja osa yrityksistä on jopa luopunut kokonaan esimerkiksi budjetoinnista todettuaan sen tehottomaksi toiminnaksi. Olemme listanneet tähän kuusi sudenkuoppaa, joihin talouden suunnittelussa ja tavoitteiden asettamisessa saattaa kompastua.
1. Budjetointi ja ennustaminen unohtuvat kokonaan tai niitä ei tehdä lainkaan
Suurin virhe on jättää talouden ennustaminen ja budjetointi laatimatta ja rakentaa talous ”mutu”-tuntuman tai pankkitilin saldon varaan. Yhtä vaarallisen helppoa ja koukuttavaa on ottaa tavoitteeksi edellisen vuoden luvut ja lisätä niihin vain kasvukerroin. On kuitenkin syytä kysyä, mitä lisäarvoa yritykselle tämäntapainen suunnittelu tuo, joka ei perustu realiteetteihin?
Talouden suunnittelussa on tärkeintä, että se perustuu ennen kaikkea todellisiin toteumiin ja näppituntumia tarkempiin näkemyksiin tulevasta. Suunnittelumalli voi yrityksen koon mukaan olla hyvinkin kevyellä tavalla hoidettu, mutta karkeakin arvio on tyhjää parempi.
2. Budjetoituja tai ennustettuja lukuja ei päivitetä
Yksi yleisimmistä virheistä on laatia tavoitteet ja suunnitelmat valmiiksi ja unohtaa niiden seuranta. Tavoitteeksi asetetut luvut joko toteutuvat tai sitten eivät. Jotta laadituista ennusteista ja budjeteista on hyötyä, tulee lukuja seurata säännöllisesti ja poikkeamiin tulee reagoida nopeasti. Vain seuraamalla lukuja yritys voi hahmottaa, onko se saavuttamassa asetettuja tavoitteita. Tarvittaessa lukuja tulee päivittää uusilla tiedoilla vielä jäljellä olevan tarkastelujakson ajalta.
3. Liiallinen tarkkuus
Budjetteja ja ennusteita on tarpeetonta laatia pikkutarkasti sentin tai euron tarkkuudella. Turhan tarkasti tehty suunnitelma ei usemmissa tapauksissa tuota mitään lisäarvoa, mutta sen laatimiseen kuluu paljon arvokasta työaikaa. Pienemmissä yrityksissä suunnitelmia voidaan laatia tonnin tai muutaman tarkkuudella ja isommissakin yrityksissä 10 teur tiliryhmittäinen tarkkuus voi olla riittävä. Lisäksi on hyvä miettiä, mikä on yrityksen kannalta oleellinen budjetointi- ja ennustamistaso eli mitkä ovat oleelliset tulo- ja menoerät, joita halutaan seurata ja mitkä liiketoiminnot halutaan ennustaa ja budjetoida omina kokonaisuuksina. Olennaista on, että nämä liiketoiminnot pystytään erottelemaan myös kirjanpidossa, sillä vain siten toteumia voidaan verrata asetettuihin tavoitteisiin.
4. Epärealistiset tulevaisuuden odotukset
Joskus tulevaisuus saatetaan nähdä yltiö optimistisena. Myynnin ennakoidaan kasvavan vauhdilla, mutta samalla ei huomioidakaan kasvun mukana tuomaa kulujen nousua. Todellisuus onkin sitten aivan toinen.
Tavoitteet ja suunnitelmat tulee asettaa mahdollisimman realistiseksi siten, että ne on mahdollista saavuttaa. Organisaation kaikilla tasoilla tulee ymmärtää, mitä ollaan tavoittelemassa sekä pitkällä että lyhyellä aikajänteellä ja mitä tavoitteiden ylittäminen edellyttää.
5. Budjetointia ja ennustamista tehdään liikevaihto edellä
Joissakin yrityksissä on tapana päättää liikevaihtotavoite miettimättä ensin yhtään sen tarkemmin yrityksen tulostavoitetta, rahoituseriin tarvittavaa rahasummaa, yrittäjän palkkatarvetta, veroja sekä liiketoiminnan muuttuvia ja kiinteitä kuluja. Huomattavasti arvokkaampaa on lähteä liikkeelle alhaalta ylöspäin eli pohtimalla ensin yrityksen liikevoittotavoitetta, kulueriä sekä verotusta. Vasta näiden jälkeen on liikevaihtotavoitteen vuoro. Hyvä kate ja tulos eivät auta, jos kassa on tyhjä.
6. Valittu suunnittelumenetelmä ei ole yritykselle sopiva
Tuttua ja turvallista budjetointi- ja ennustemenetelmää saatetaan käyttää yrityksessä vuodesta toiseen, vaikka se ei tuottaisikaan yritykselle parasta hyötyä. Välillä olisi hyvä poistua omalta mukavuusalueelta ja kokeilla vaihtoehtoisia tapoja. Kerran vuodessa toteutettavaa raskasta budjetointikierrosta varten yritykselle saattaa sopia paremmin rullaava kuukausittain toteuttava budjetointi, jossa joka kuukausi laaditaan budjetti 12 kuukaudelle eteenpäin, tai liukuva budjetointi, jossa muuttuvia kuluja päivitetään koko ajan vaikkapa suhteessa toiminta-asteeseen tai liikevaihtoon.
Mikäli kaipaat apua sudenkuoppien ratkaisemiseen, ota rohkeasti yhteyttä meihin. Me autamme mielellämme!
