Rakennusala on sekä controllerin että tilitoimiston näkökulmasta omanlaisensa taloushallinnon osa-alue, joka vaatii erikoisosaamista. Osaava rakennusalan controller onkin rakennusliikkeen luottokumppani. Keräsimme tähän controllerin vinkkejä rakennusalan yrittäjille.
Osatuloutuksella tasaisempi tulos ja parempi ennustettavuus. Pitkäaikaisia rakennushankkeita on mahdollista tulouttaa osatuloutuksella eli kertyneen valmiusasteen mukaisesti. Osatuloutuksen avulla tulos kertyy projektien etenemisen mukaisesti tasaisesti. Näin esimerkiksi tilikausien vertailu keskenään on helpompaa ja saavutetaan parempi ennustettavuus. Osatuloutuksen edellytyksenä ovat: laadukas ja luotettava projekti- ja litterakohtainen ennustaminen sekä ajantasainen projekteihin perustuva toteumaseuranta.
Budjetoi, ennusta ja seuraa. Yksittäiset työmaat pitää ennustaa ja budjetoida eikä jälkilaskentaa saa unohtaa. Kirjanpitoa varten työmaakohtaiset kulut tulee kohdistaa kyseiselle projektille. Seuraa itse tai sovi kirjanpitäjäsi tai controllerin kanssa projektiseurannasta, jonka avulla näet miten projektien taloudellinen tilanne kehittyy ja jääkö jokin projekti mahdollisesti tappiolle. Budjetointia, ennustamista tai tarjouslaskentaa ei tule tehdä liian optimistisella otteella. Ole mieluummin pessimistinen, arvioi kulut yläkanttiin ja tuotot alakanttiin. Tee myös jälkilaskentaa ja vertaa toteutuneita lukuja ennustettuihin, jolloin näet kuinka hyvin arviot ovat pitäneet paikkansa ja nouseeko esiin mahdollisesti eriä, joita ei ole ennusteilla lainkaan huomioitu.
Huomioi verohyöty gryndihankkeiden kateosuudesta. Rakennushankkeisiin on mahdollista soveltaa tietyissä tapauksissa oman käytön arvonlisäverotusta. Oman käytön alvin hyöty on yleensä se, että projektin kate osuudesta ei tilitetä alvia, koska alv:n perusteena on kustannukset tuottojen sijaan. Oman käytön arvonlisäverotuksen käytössä on olemassa kuitenkin rajoitteet, milloin sitä voi hyödyntää. Siksi on erittäin tärkeää, että rakennusyrityksen johto ja controller käyvät yhdessä läpi kaikki alkavat hankkeet ennen kuin toteutus- ja sopimusmuodot on lyöty lukkoon. Näin voidaan vielä vaikuttaa alv-käytäntöön ja säästää mahdollisesti isoja rahasummia.
Taloushallinnon asiantuntijalta tukea liiketoimintaan. Rakennusalan ja taloushallinnon erityispiirteet hyvin tuntevan asiantuntijan käyttäminen on rakennusliikkeessä erittäin tärkeää. Kustannusten tarkka budjetointi ja toteutuneiden kulujen reaaliaikainen seuranta auttavat rakennushankkeen kannattavaan toteutukseen. Keskustele asioista yhdessä talouden ihmisten kanssa ja kysy rohkeasti, jos jokin asia askarruttaa tai et ymmärrä. Muista, että talouden ammattilainen ei voi tietää mitä kaikkea olet tekemässä tai mitä aiot tehdä, mutta vastuullisella talouden ohjaamisella hän kasvattaa yrityksesi arvoa sekä vapauttaa aikaasi yrityksen johtamiseen ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Huolehdi riittävästä kassapuskurista. Pankkitilillä pitää olla riittävästi rahaa, jotta yritys pysyy toimintakuntoisena myös vaikeina aikoina ja jotta rahat eivät lopu kesken. Maksukyvyn menettäminen voi pahimmillaan viedä yrityksen konkurssiin.
Rakennusalalla hankinnat ovat isoja ja ne voivat jäädä tekemättä, jos käyttöpääomaa eli rahaa palkkoja ja materiaaleja varten ei tilillä ole. Alalla työtä ja tarjouksia tehdään sykleissä, joten tulevaisuuteen varautuminen on haastavaa. Menoja syntyy usein jo ennen kuin ensimmäisiä realisoituneita tuloja on saatu kassaan sisään. Näin ollen onkin tärkeää ymmärtää milloin verot ja muut maksut pitää maksaa ja millainen vaikutus kassaan milläkin maksulla on. Kassaa voi hallita kunnolla vain sisäistämällä tulojen ja menojen ajoituksen. Apua kassanhallintaa sekä kassaennustamiseen saat controllerilta, mikäli et itse ehdi sitä tekemään.
Huolehdi, että laskutus on tehokasta ja ajantasaista. Mitä nopeampi laskutuskierto on sitä nopeammin rahaa, kertyy kassaan. Laskuta asiakasta heti ja käytä tarvittaessa perintää saatavien kotiuttamiseksi, sillä muutoin joudut itse laiskojen maksajien rahoittajaksi. Asiakkaat kannattaa valita niin, ettet ole yhdestäkään taloudellisesti liian riippuvainen. Riski on pienempi, mikäli on useampia pienempiä asiakkaita kuin yksi iso . Ole riittävästi selvillä omien yhteistyökumppaneiden taloustiedoista, jotta yhden asiakkaan kriittinen kassatilanne ei heijastu omaan toimintaasi.
Yritä sopia pitkät maksuajat. Yritä sopia mahdollisimman pitkät maksuajat hankintoihin ja älä osta kassaa missään nimessä tyhjäksi. Muista myös kulukontrolli ja tarkkaile yrityksesi kustannuksia, tarvittaessa karsi turhat kulut pois.
Hae tarvittaessa ulkopuolista rahoitusta. Jos yrityksesi tilanne vaatii ulkopuolista rahoitusta, niin toimi ajoissa. Lainaa tai muuta rahoitusta kannattaa hakea siinä vaiheessa, kun yrityksen talous on vielä kunnossa ja tulevaisuuden näkymät suotuisat. Mikäli pankkitili on tyhjillään tai rakennustoiminta tuottaa tappiota, on rahoitusta vaikeampi saada.
